視頻會議使用者一般是機關企事業單位或團體，由于有著通過公有網絡或私有網絡的通訊需求，而希望可以借助音視頻的方式來召開視頻會議。所以除了對視頻會議系統的質量有很高要求外，還需要符合一定的價格要求。在公共財政日益精打細算及企業成本最小化的必然要求下，大部分的視頻會議用戶都會放棄使用價格高昂、升級困難的硬件視頻會議系統，而轉用性價比高、方便靈活的軟件視頻會議系統。

客戶選擇視頻會議軟件的時候，首先要看質量。質量是最關鍵的因素，沒有質量保障的視頻會議軟件，不花錢免費送也沒人敢用。有些視頻會議廠家不愿意開放免費測試，或者在免費試用環節上附加諸多條件，此舉無疑無益于用戶掌握視頻會議軟件用法、熟悉軟件操作、對比軟件性能。對產品一知半解或者完全停留在別人的指手畫腳下盲人摸象，是不可能對要選用的視頻會議產品心中有數的。如果由此而造成選擇失誤，屆時買了一款性能不好的視頻會議軟件，到真正召開視頻會議的關鍵時刻，就會造成無窮的麻煩，悔之莫及。位于廣西南寧的匯研科技有限責任公司，把抓產品質量視為重中之重，打造出一款名為PoloMeeting的視頻會議軟件系統，質量過硬、易學易用、功能強大、兼容性好、廣跨平臺、穩定性強。PoloMeeting歡迎廣大視頻會議用戶免門檻下載、無條件免費試用；匯研公司對其旗下的PoloMeeting的視頻會議軟件系統有著充分的信心。多找幾家進行測試，是每個視頻會議客戶必須要做的功課，“不怕不識貨，就怕貨比貨”嘛！

視頻會議價格的選擇是很嚴肅的問題。“不求最貴，只求性價比最高”，這是最務實的做法。買貴了，多花錢不說；如果在上級或兄弟機構發現同期存在性價比更高的同類視頻會議產品，又會影響采購者在本單位中的形象和前途。買太便宜的，也不見得劃算，因為有些破解軟件、甚至未成熟軟件，因為其功能的不穩定與質量不過關，在價格上往往有大幅度的讓利或優惠，但真正上場使用的時候就會露出馬腳來。要鑒別價低品劣視頻會議軟件的手法，還是要靠試用工作，很多問題往往在前期試用中就已經初露端倪。有些問題或是由于軟件發布環節的出錯，有的是產品本身問題，有的是使用方法不當，還有的是網絡故障造成，這些都是可以與視頻會議廠家進行溝通與交流的。有能力改進問題者才是真正可以把握研發技術，有產品更新升級能力的實力廠家。