視頻會議系統，是指兩個以上不同地方的人，通過傳輸線路及多媒體設備，將聲音、影像及文件資料互傳，達到即時、互動的溝通，以完成會議目的的系統設備。視頻會議的使用有點像電話，除了能看到與你通話的人，并進行語言交流外還能看到他們的表情和動作，使處于不同地方的人就像在同一房間一樣互相溝通。

使用視頻會議系統的三大優勢

首先，視頻會議使不同地方的人們像在同一房間一樣交流思想、交換信息，可以克服空間與時間距離上的障礙，節省商務旅行、住宿、娛樂等開支，節省精力，將更多的時間用在生產工作，從而提高生產力，充分利用資源。其次，會議系統使得會議更頻繁，溝通更流暢，分享信息更加充分，從而可以更快地作出決策。再次，電視會議系統使制定決策會更快，更優化，而且有更多參與者的意見與贊同；無論主管人員在何時何地，都能在短時間內召集決策，得到更多的意見，因此可以使產品能更快地投入市場和更快的危機處理；因為公司運作變得更加有效率，就會獲得更多的顧客反饋和對顧客需求作出更有成效的回答。

視頻會議的具體應用

自從視頻會議系統逐漸運用于各企業之間，大多針對企業和企業間的聯系、企業內部的多點開會和教育訓練等。目前看來，視頻會議系統主要應用于以下幾大方面：

遠程商務會議應用:視訊業務最普遍最廣泛的應用，適用于一些大型集團公司、外商獨資企業等在商務活動猛增的情況下，逐步利用視訊會議方式組織部分商務談判、業務管理、商務談判、產品展示、遠程業務指導和遠程公司內部會議。

遠程教育應用:利用視頻會議系統開展教學活動，使更多、更大范圍的學生能夠聆聽優秀教師的教學，數百萬學生通過交互電視會議系統接受教育。另外，遠程培訓在各大企業也越來越受到關注。

       遠程醫療應用:利用視頻會議系統業務實現中心醫院與基層醫院就疑難病癥進行會診、指導治療與護理、對基層醫務人員的醫學培訓等。高質量的視頻會議使醫生、護士在不同地方同時協同工作成為可能。　　

       項目協同工作應用:也是進行遠程項目管理的非常好的工具，突出特點是資源共享。項目組的成員能進行遠程協作，使地理上分開的工作組以更高的速率和靈活性以電子方式組織起來。

政府行政會議應用:視頻會議系統是一種現代化召開會議的多快好省的方法，它可使上級文件內容即時下達，使下級與會者面對面地討論和深刻領會上級精神，使上級指示及時得到貫徹執行。
企業需求使視頻會議市場得到解放

        早期，視頻會議系統僅限于在政府與電力、電信、金融等壟斷性行業使用。這些系統大多基于H.320協議構建，造價昂貴，同時是在專網中運行，而專網的建設投資巨大，將眾多數企業排除在應用者的門檻之外。

        進入21世紀以后，“高效益”已經成為現代企業強調的重點。企業紛紛將過多的差旅支出列入成本削減計劃，并將如何提高溝通效率，縮短決策時間、提升企業管理能力提上了日程。再者， “9.11”與SARS兩大事件刺激電視會議系統市場轉變的兩大因素，此后，各大企業集團開始大規模的采購與使用視頻會議系統，這些企業的需求，使得視頻會議市場的蛋糕越來越大。

        據美國IDC的統計結果：近年來，視頻會議系統需求急驟上升。2003年視頻會議市場大概10億；2004年全球市場容量的高達40億美元，是視頻會議系統的成長“拐點”；2005年，中國視頻會議市場增長率也將保持在32%以上！

視訊廠商降低企業使用視頻會議系統門檻

早期中國市場萌發的巨大需求促使泰德、POLYCOM等國外企業紛紛進軍中國，由于較早進入市場，品牌認可度非常高。當時的產品具有幾個特點：只能在專網中運行，預算非常高，約500萬-5000萬之間，企業使用效果明顯，大大增強競爭力。

后來，越來越多的企業致力于開發商用視頻會議系統，針對企業消費群體大多沒有專網的特點，總部與分支機構通過寬帶網聯系、預算相對較低的特點開發產品。如深圳瑞福特，介入市場之初，即看中企業集團與上市公司這個增長潛力最大的市場，開發出全球首臺Internet硬件級別的會議室終端及解決方案，不用另建專網，在Internet中即可運行，能夠適應復雜的、動態變化的寬帶網絡環境。尤其是該企業開發的革命性的 Smart In One 視頻會議系統，中等預算，幾十萬元左右，企業可以輕松承受。

這個系統除了傳統的會議功能外，還具備PPT文件演示、同步瀏覽、同步上網、會議投票、電子白板等企業商務活動常用的數據會議功能，因此在大中企業倍受親睞，占據國內企業集團最大的份額。于是，“瑞福特”幾成“商用IP視頻會議系統”的代名詞。

而其他軟件公司又開辟了一條新路，它們開發出純軟件的產品是安裝于操作系統平臺上，資源占用較大，隨著用戶增多，服務器性能不足將在處理音視頻上遇到問題，其精彩表現還須時日驗證。然而，這些問題如能得到解決，其價格將更貼近企業的需求，其引爆的市場也將更大。