軟件視頻會議和硬件視頻會議到底哪個更優，從視頻會議系統出現的那一天起，硬件解決方案和軟件解決方案之爭就沒有停息過。視頻會議真正進入到實用階段始于20世紀90年代初，國際電信聯盟ITU建立了視頻會議H.320標準后，各個硬件視頻會議廠家都紛紛推出基于H.320標準的視頻會議系統。這一時期硬件視頻會議系統是視頻會議市場的主流趨勢。而當時基于IP網絡的軟件視頻會議系統，由于受到互聯網IP帶寬和計算機的處理能力的限制幾乎沒有什么市場，隨著計算機的處理能力和互聯網的飛速發展，后來居上的軟件視頻會議系統向硬件視頻會議系統的“老大位置”發起了挑戰，目前軟件視頻會議系統已經趕上甚至超過硬件視頻會議系統，具體表現為：在視頻效果方面：軟件視頻會議系統采用了先進的Mpeg4軟件編解碼，既使在非常小的帶寬下也可以獲得連續的高質量的圖像和聲音效果。目前硬件視頻會議系統正在研發基于H.323的H.264的視頻編碼就是采用MPEG4的標準和規范。

　　網絡要求方面：軟件視頻會議系統，可以使用用戶現有的網絡環境。適合于從56kb的撥號、ADSL，專線，或者其他方式接入的網絡環境，適應所有的代理服務器和防火墻。可以滿足不同網絡環境需求。而硬件視頻會議系統，一般需要384kb以上的獨立線路或者專網，解決防火墻問題復雜，成本高。

　　靈活性方面：軟件視頻會議系統，與會者可以使用聯網的任何一臺PC機，甚至與會者可以在火車上采用筆記本電腦無線接入參加遠程視頻會議。而硬件解決方案不夠靈活，視頻會議終端一般部署在固定的會議室，與會者開會必須到這個安裝有硬件視頻會議終端的房間才可以召開視頻會議。

　　功能方面：軟件視頻會議系統，具有硬件視頻會議系統無法比擬的數據操作功能，如電子白板、文檔共享、Web共享、協同瀏覽、桌面共享、遙控共享、協同遙控、快照共享，文字討論、私聊功能等操作。而硬件視頻會議系統，幾乎沒有數據操作功能。

　　維護費用方面：基于硬件的視頻會議系統，主要是依賴于硬件產品的質量好壞，如果硬件的某個部件出現問題，可能導致整個視頻會議系統的崩潰，用戶又必須重新購買一次價格昂貴的硬件產品。而軟件平臺的崩潰，無須任何費用，重新安裝一下軟件平臺和會議軟件即可。這是硬件產品望塵莫及的。

雖然軟件系統在音、視頻的穩定性上與硬件系統還有一定的差距，但是軟件的提高速度是硬件視頻會議系統所望其項背的，并且因為其使用靈活方便、容易升級、維護，價格低廉等優勢，軟件視頻會議系統代替硬件視頻會議系統是大勢所趨。

綜上所述，軟件視頻會議已經在某種程度上能取代硬件視頻會議，在功能上甚至已經超越了硬件視頻會議，但穩定性和效率還存在不足，這個是硬件視頻會議的優勢，但這種優勢會隨著硬件的更新而逐漸淡化。